Виды запросов
Тем, кто не сталкивался еще с архивными запросами, полезно будет узнать, что запросы в архивы бывают трех видов:
Кроме того, социально-правовые запросы делятся также на три вида:
Как написать запрос в архив
Куда обращаться
Многих также интересует, в какие архивы с какими запросами нужно обращаться. Если ваш вопрос связан с общегражданскими сведениями (например, даты рождения или даты смерти, даты заключения браков), то вам поможет районный архив ЗАГС. Только учтите, что все записи хранятся в нем на протяжении 75 лет. Для поиска более старых документов нужно обратиться в государственный областной архив, куда ЗАГСЫ передают все документы по истечении указанного срока. Чтобы получить данные о трудовой карьере, обращайтесь в архивы соответствующих организаций, государственные или муниципальные архивы, или в РГВА - Российский государственный военный архив, если речь идет о военных. Для поиска информации о моряках существует ЦВМА - Центральный военно-морской архив. Лучше, если у вас уже будет информация о номере части, где служил человек, а также о примерных годах его службы в соответствующих войсках.
Помимо семейных и личных сведений в архиве вы также можете получать и сведения о различных исторических событиях и даже работать со многими историческими документами. В том случае, когда вы собираете информацию для подготовки какой-либо научной работы, нужно взять в том научном учреждении, где вы работаете или учитесь, специальный документ, который называется "Отношение". В отношении будет указано, какая научная организация вас направила и тематика вашего запроса в данный архив. Если же вы обращаетесь в архив по личному вопросу, связанному с поиском информации о родственниках, то от вас потребуется только паспорт и заявление, бланк которого обычно выдают сами работники архива. Кроме того, при работе в архиве учтите, что помимо бесплатных услуг (работа в читальном зале), существует и ряд платных, которые не предусматриваются правилами работы в архиве. Так, плата может взиматься за подготовку работниками архива архивных справок или за ускоренный срок подготовки различных документов, услуги сканирования или ксерокопирования и т.п. И еще один вопрос, который часто возникает у людей, обращающихся в различные архивы. Вопрос касается сроков рассмотрения запросов. Конкретные сроки ответов прописаны в регламентах.
Работа по исполнению запроса начинается с того, что исполнитель внимательно изучает содержание запроса, выясняет, какие именно вопросы интересуют заявителя, и намечает план действий по исполнению запроса - просматривает имеющийся в архиве научно-справочный аппарат, определяет архивные фонды, в которых могут находиться искомые сведения.
После выявления необходимых дел проводится полистный просмотр документов и выявление сведений по теме запроса, составляется черновик архивной справки, при необходимости готовятся копии документов или выписки из них.
При наведении архивной справки исполнитель обязан использовать все имеющиеся документы, относящиеся к предмету запроса. При отсутствии документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть составлена на основании имеющихся в архиве печатных изданий.
Архивные справки, копии документов и выписки составляются на бланке архива или органа, структурным подразделением которого является архив, с обозначением названия документа: "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия". При изготовлении ксеро- или фотокопий документов бланки, как правило, не используются. На них указываются выходные данные документа и дается удостоверяющая надпись, заверенная печатью о соответствии копии оригиналу.
В архивную справку исполнитель включает сведения только по вопросам, поставленным в запросе. Несовпадение отдельных данных (фамилии, имени, отчества, года рождения, дат приема и увольнения, наименования должности и т.п.) со сведениями, изложенными в документе, не является препятствием для включения их в архивную справку, при условии, что совпадение всех остальных сведений не оставляет сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении.
Например: несовпадение в написании имени или отчества "Егор Иванович" вместо "Георгий Иванович", года рождения "1901" вместо "1900", должности "бухгалтер" вместо "счетный работник" и т.д.
В этом случае сведения вносятся в справку так, как они значатся в архивных документах, а расхождения, несовпадения, неточные названия, отсутствие имени, отчества, невозможность их расшифровки или наличие одного из них, неразборчиво написанные места оригинала оговариваются в тексте справки: "Так в документе", "Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво".
Изложение сведений в архивной справке дается в хронологической последовательности событий. Допускается приводить в справке цитаты из документов, заключая их в кавычки.
Все сведения излагаются в справке так, как они изложены в архивных документах. Наименование организации, где работал или учился заявитель, при первом упоминании в тексте справки приводится полностью, при повторном упоминании возможно применение официальных сокращений.
В конце справки указываются поисковые данные документов, послуживших основанием ее составления.
Личные выводы, комментарии и предположения составителя в текст справки не включаются. Все разъяснения по существу обнаруженных в документах сведений, внушающих сомнения в их достоверности, о причинах составления неполной справки, а также дополнительные сведения и рекомендации излагаются в справке после основания или в сопроводительном письме заявителю.
При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
В "Архивной выписке" связанность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
После текста архивной копии (выписки) указываются поисковые данные документов. Машинописная архивная копия (выписка) заверяется подписью исполнителя и печатью архива и направляется заявителю с сопроводительным письмом, подписанным руководителем архивного учреждения.
Если в результате проведенной работы по данному запросу выясняется, что необходимые документы на хранении в архиве не имеются, или требуемые сведения в документах архива не обнаружены, то заявителю дается отрицательный ответ на бланке архива, но без надписи "Архивная справка". В нем указываются причины отсутствия документов (если известны) и даются рекомендации о том, в какие архивы следует обратиться с запросом.
В случае несохранности документов, на основании которых может быть исполнен запрос, архивом выдается соответствующая справка, и заявителю сообщается о возможности обращения к свидетельским показаниям.
Подготовленные справки или письма просматриваются руководителем архивного учреждения. Он проверяет ответ и при согласии с ним дает разрешение на перепечатку или возвращает его исполнителю на доработку.
Затем справки распечатываются в 2-х экземплярах.
В архивных справках не должно быть исправлений в написании фамилий, дат, номеров. Архивная справка подписывается руководителем архива и заверяется печатью архивного учреждения.
При личном обращении справка выдается заявителю при предъявлении паспорта или удостоверения личности. Доверенные лица при получении справки или подлинного личного документа, кроме того, предъявляют доверенность. Получатель архивной справки расписывается в получении.
Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям простыми письмами.
Исполнение запросов, поступивших из-за рубежа от российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, осуществляется в соответствии с:
☎ +7 (495) 245-12-87
📌 ул. Большая Пироговская, д. 17, Москва, 119992
☎ +7 (495) 246-50-91, 245-30-98
📌 ул. Большая Пироговская, д. 17, Москва, 119992
☎ +7 (812) 438-55-20, 438-55-94
📌 Заневский пр., д. 36, Санкт-Петербург, 195112
☎ +7 (495) 261-20-70, 267-18-66
📌 ул. 2-я Бауманская, д. 3, Москва, 105005
☎ +7 (495) 246-48-56, 245-26-64
📌 ул. Большая Пироговская, д. 17, Москва, 119992
☎ +7 (495) 629-97-26, 692-90-17
📌 ул. Большая Дмитровка, д. 15, Москва, 101999
☎ +7 (495) 606-50-06, 606-23-21
📌 ул. Ильинка, д. 12, Москва, 103132
☎ +7 (495) 159-80-91
📌 ул. Адмирала Макарова, д. 29, Москва, 125212
☎ +7 (812) 312-11-37
📌 ул. Миллионная, д. 36, Санкт-Петербург, 191186
☎ +7 (495) 159-76-85, 159-73-26
📌 ул. Выборгская, д. 3, корп. 2, Москва, 125212
☎ +7 (495) 335-00-95
📌 ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393
☎ +7 (846) 336-17-81, 336-17-85
📌 ул. Мичурина, д. 58, г.Самара, 443096
☎ +7 (495) 562-14-64
📌 ул. Речная, д. 1, г. Красногорск, Московская обл., 143000
☎ +7 (495) 261-13-00, 267-20-51
📌 ул. 2-я Бауманская, д. 3, Москва
☎ +7 (423) 241-21-29
📌 ул. Алеутская, д. 10а, г. Владивосток, 690990