Согласно требованиям Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" соответствующий муниципальный архив обязан принять на хранение архивные документы организации не являющейся его источником комплектования, только в случае ликвидации указанной организации без правопреемства.

В этом случае передаче на хранение в муниципальный архив подлежат:

• документы Архивного фонда Российской Федерации (архивные документы постоянного срока хранения, прошедшие в установленном порядке процедуру включения в состав Архивного фонда Российской Федерации);

• документы по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем);

  Примерный перечень видов документов, относящихся к документам по личному составу размещен в разделе "Ликвидируемым организациям".

• архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли (сроки хранения документов определяются согласно Типовому и ведомственным перечням архивных документов).

  Типовой перечень архивных документов размещен в разделе "Источникам комплектования".

Порядок приема муниципальным архивом архивных документов установлен приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

Правила размещены в разделе "Источникам комплектования".

Документы принимаются муниципальным архивом только в обработанном виде.

Требования по подготовке архивных документов к передаче размещены в разделе "Ликвидируемым организациям".

Заключение договора о передаче архивных документов на хранение в муниципальный архив является обязательным как для ликвидационной комиссии (ликвидатора) или конкурсного управляющего, так и для муниципального архива.

Форма договора муниципального архива с ликвидируемой организацией размещена в разделе "Ликвидируемым организациям".

Напоминаем, что Федеральным законом от 26.10.2002 № 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" установлена обязанность конкурсного управляющего передавать в установленном порядке на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами, а в случае их необнаружения - принимать меры, направленные на поиск, выявление и возврат архивных документов, находящихся у третьих лиц.

В случае принятия решения о ликвидации в качестве заинтересованных лиц, которых необходимо проинформировать о принятом решении может выступать архив, с которым планируется заключить договор о приеме-передаче на архивное хранение документов ликвидируемой организации.

Для этого руководителю ликвидируемой организации в свободной форме требуется написать информационное письмо о правовом статусе ликвидируемой организации, документы которой подлежат сдаче в архив.

Можно описать видовое разнообразие и состояние имеющихся документов. Договориться о конкретной встрече с руководителем архива, на которой уже можно будет определиться с необходимой консультационной помощью специалистов архива и др. вопросами.