Задачи

• Осуществление на территории Старополтавского муниципального района полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.
• Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению.
• Комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими научно-историческое экономическое, политическое, социальное или культурное значение для Старополтавского муниципального района Волгоградской области.
• Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов представительных и исполнительных органов местного самоуправления Старополтавского муниципального района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие другим организациям и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
• Информационное обеспечение органов местного самоуправления, обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам, организация использования документов.

Функции

1. Осуществляет хранение:
   • документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий;
   • документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действовавших на территории муниципального образования и отнесенных к федеральной собственности и собственности Волгоградской области;
   • документов негосударственных организаций, общественных организаций и движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в архивный отдел на договорной основе;
   • документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории муниципального образования;
   • фотодокументов, а также при наличии надлежащих условий кино-, фоно-, видеодокументов, отражающих прошлое и настоящее муниципального образования;
   • печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
   • учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности архивного отдела.
2. Осуществляет государственный учет документов, принятых в архивный отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
3. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
4. Разрабатывает списки организаций - источников комплектования архивного отдела, представляет их на согласование в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области и на утверждение Администрации Старополтавского муниципального района.
5. Организует отбор архивных документов организаций источников комплектования архивного отдела для постоянного хранения и осуществляет их прием в архивный отдел в соответствии с законодательно установленными сроками.
6. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию архивного отдела записями воспоминаний, материалами фото-, кино- и видеосъемок знаменательных событий и мероприятий Старополтавского муниципального района.
7. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архивном отделе, в том числе автоматизированные информационно-поисковые системы с целью оперативного использования документной информации.
8. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования архивного отдела.
9. Осуществляет организационно-методическое руководство работой организаций - источников комплектования архивного отдела, оказывает им необходимую помощь в вопросах организации и методики работы с документами, проводит проверки состояния ведомственного хранения архивных документов.
10. Рассматривает и согласовывает нормативно-методические документы организаций - источников комплектования архивного отдела: Положение об экспертной комиссии, Положение об архиве, Инструкцию по делопроизводству, Номенклатуру дел.
11. Осуществляет в установленном порядке:
    рассмотрение и представление на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии Комитета по Управлению архивами Администрации Волгоградской области поступившие от организаций-источников комплектования архивного отдела описи дел постоянного срока хранения; - согласование описей документов по личному составу организаций-источников комплектования архивного отдела, (а также описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел).
12. Информирует органы местного самоуправления, другие муниципальные организации о составе и содержании документов архивного отдела, исполняет их запросы на документную информацию.
13. Исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, выдает архивные справки, заверенные копии архивных документов, выписки из них.
14. Исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.
15. Использует документы архивного отдела в социально-экономических и культурных целях путем организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, проведение радио- и телепередач, публикаций архивных документов и материалов по ним в периодической печати.
16. Проводит прием граждан, рассматривает жалобы, заявления предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, консультирует их по вопросам розыска архивных документов.
17. Проводит мероприятия по улучшению организации документов в делопроизводстве и их ведомственного хранения, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архив.
18. Разрабатывает для внесения в установленном порядке в представительные и исполнительные органы Старополтавского муниципального района проекты нормативных правовых актов в сфере архивного дела.