Ликвидация организации (предприятия и т.д.) - это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на дочерние фирмы).

Если закрытие прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел. Например, если один из бывших сотрудников утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации. Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.

• Ответственность за хранение документов при ликвидации

  После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
  2. Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон № 125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения № 03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.

  При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ, в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены организации ( предприятия и т.д. ) полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале.

  При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

  Передачу документов в архив или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемую структуру.

  В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы. При передаче документов составляется соответствующий акт.

• Подготовка документов к архивации

  Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования организации (предприятия и т.д.) не в надлежащем порядке. Когда велась деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

  В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

  Структуризация дел

  Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.

  Подшивка

  Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.

  Нумерация

  Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.

  Внутренняя опись

  Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации организации (предприятия и т.д.) превышает 10 лет. Для нее используется отдельный бланк. В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.

  Обложка дела

  Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела.

• Сроки хранения документов после ликвидации

  Согласно законодательству выделяются три вида документов, связанных с деятельностью организации:

  Документы постоянного хранения

  Эта группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

  • Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
  • Структура, расписание работы.
  • Документы, посвященные ценообразованию.
  • Акты уничтожения документов.
  • Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
  • Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
  • Устав.

  Документы длительного хранения

  Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.

  Ко данной группе относятся:

  Дела по личному составу

  Данные документы включают в себя:

  • Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
  • Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
  • Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
  • Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
  • Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
  • Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

  Историческая справка

  Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

  В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

  • Название, юридический адрес и контактные данные организации (предприятия и т.д.).
  • Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие организации (предприятия и т.д.).
  • Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
  • Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства, номера приказов о зачислении, увольнении из состава организации (предприятия и т.д.).
  • Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
  • Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
  • Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
  • ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

  Документы временного хранения

  Их срок составляет не более 10 лет.

  Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

  В эту группу включают:

  • Приказы о командировках, отпусках, отгулах, административных, сверхурочных работах.
  • Документы с информацией о закупках материалов на нужды организации.
  • Акты приема выполненных работ.
  • Прочие документы, не несущие существенной, важной информации.

  При необходимости воспользоваться информацией, содержащихся в переданных на хранения документах, можно обратиться в Архивы или их представительства. По требованию выдают справки, имеющие юридическую силу. Также возможно получение копий постановлений, приказов и положений ликвидированной организации.

В случае, если по ликвидированной организации придет запрос на проведение встречной проверки, то налоговый орган ликвидированной организации направит ответ в налоговый орган контрагента, что организация уже ликвидирована. В этом случае налоговый инспектор имеет право направить в налоговый орган по месту жительства бывшего руководителя организации поручение с просьбой опросить (читай допросить) последнего в качестве свидетеля на предмет отношений с конкретным контрагентом. Руководителям настоящим и бывшим и собственникам это нужно иметь в виду, в связи с тем, что практика вызова на допрос бывших руководителей уже ликвидированных организаций получила достаточно большое распространение.

Конечно, если, по мнению руководства организации среди документов могут оказаться те, которые могут являться серьезными доказательствами в уголовном, арбитражном, административном или гражданском процессе, то имеет смысл их хранить до окончательного завершения разбирательств по делу. В этом случае можно прибегнуть к коммерческим архивам. Следует иметь ввиду, что если в архив, придет официальный должным образом оформленный запрос из правоохранительных органов о предоставлении ваших документы, то архив обязан предоставить все запрашиваемые документы.