Правила работы пользователей в читальном зале

1. Общие положения

   1. Настоящие Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации Старополтавского муниципального района Волгоградской области (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19, Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (М., 1998) и устанавливает порядок работы пользователей с документами в читальном зале архивного отдела администрации Старополтавского муниципального района Волгоградской области (далее – архивного отдела).

      Распорядок работы читального зала архивного отдела установлен следующим образом:

      Понедельник: 08:00 - 17:00

      Вторник – пятница: 08:00 - 16:00

      Перерыв: 13:00 - 14:00

   2. Плата за посещение читального зала и пользование документами не взимается.

2. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива

   1. Пользователи (в т.ч. иностранные граждане) допускаются к работе с документами в читальном зале архива на основании личного заявления на имя начальника архива или письма направляющей организации (в данном случае дополнительно к нему заявление оформляется на конкретного пользователя).
   2. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации. Письмо оформляется на бланке организации, подписывается руководителем.
   3. Студенты высших и средних учебных заведений представляют направление учебного заведения за подписью декана факультета с указанием научного руководителя и темы курсовой (дипломной) работы.
   4. Учащиеся старших классов общеобразовательных школ (10–11 классы) допускаются в читальный зал в присутствии учителя, который представляет направление учебного заведения за подписью директора школы с указанием фамилий учеников и обоснованием необходимости работы с документами архива. Допуск к работе с документами учащихся более младшего возраста осуществляется в исключительных случаях.
   5. В личных заявлениях или письмах направивших организаций указываются фамилия, имя, отчество пользователя, его должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
   6. Разрешение на работу в читальном зале дается начальником архивного отдела. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архивного отдела.
   7. Для работы в читальном зале архивного отдела пользователь допускается при наличии документа, удостоверяющего личность.
   8. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца, утвержденную приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 № 51.

3. Права, обязанности и ответственность пользователей

   1. Пользователи имеют право:
      1. Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивным отделом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.
      2. Получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, об имеющихся в архиве справочниках.
      3. Пользоваться имеющимся в архиве научно-справочным аппаратом (путеводителями по архиву, описями, каталогами, архивными базами данных на электронных носителях и т.д.), документами по теме исследования.
      4. Заказывать копии архивных документов по теме исследования.
      5. Делать выписки из предоставленных дел, документов, архивных справочников.
      6. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.
      7. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники, также оформленные в читальном зале в установленном порядке.
      8. Пользователь, подготовивший издание с использованием документов архива, может предоставить на хранение в фонд научно-справочной библиотеки архива экземпляр издания.
   2. Пользователи обязаны:
      1. Соблюдать данные Правила, а также "Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации".
      2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала архивного отдела.
      3. Заполнять бланки заказов полностью, разборчивым почерком.
      4. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки, копирование и т. д.), номера использованных листов.
      5. После окончания работы при каждом посещении читального зала архивного отдела сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения) и печатные издания, сотруднику.
      6. Соблюдать распорядок работы читального зала архивного отдела, тишину и порядок во время работы.
      7. В соответствии с Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации" (ст.12, п.2) использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива, хранящего документы, его поисковые данные (номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа).
   3. Пользователь несет ответственность за:
      1. Сохранность полученных документов, соблюдение правил работы с ними.
      2. Соответствие приводимой им в публикациях архивной информации содержанию использованных документов.
   4. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.
   5. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архивному отделу, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

4. Порядок выдачи документов, предоставления научно-справочного аппарата

   1. Дела, описи предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов установленного образца. Дела и другие материалы выдаются под расписку.
   2. Единовременно для пользования могут быть выданы:
      • описи: до 5 описей;
      • дела: до 10 ед. хр.;
      • издания научно-справочной библиотеки: до 5 ед. хр.
   3. Сроки выполнения заказа на выдачу пользователям материалов архива согласно утвержденным регламентам.
   4. В том случае, если пользователь заказывает дела, не относящиеся к теме исследования, он должен оформить новое заявление с уточнением темы.
   5. Согласно законодательству на срок 75 лет со дня создания документов ограничивается доступ к документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Пользователи допускаются к работе с подобными документами при наличии письменного разрешения гражданина, а в случае его смерти - с письменного разрешения его наследников. При отсутствии такого разрешения в случае поступления заказа на выдачу документов пользователю может быть отказано в их выдаче полностью или частично.
   6. Пользователь обязан в присутствии сотрудника архивного отдела сдавать дела. Сотрудник архивного отдела расписывается в за принятые дела.
   7. Возврат документов, работа с которыми завершена, осуществляется до 15.45.(в понедельник - до 16.45)
   8. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:
      • входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные, хозяйственные сумки размером более 20х30 см, пластиковые пакеты, зонты;
      • употреблять продукты питания, напитки в читальном зале архива;
      • выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам;
      • оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время;
      • писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать листы документов, калькировать документы;
      • вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, либо из одного дела в другое;
      • пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами;
      • вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.
   9. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника архивного отдела.
   10. При обнаружении повреждения или дефектов документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации, пользователи должны сообщить об этом сотруднику архивного отдела.

   11. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

       • их плохого физического состояния;
       • ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче дел на постоянное хранение;
       • выдачи документов другому пользователю, сотрудникам архивного отдела для выполнения служебных заданий;
       • экспонирования заказанных материалов на выставке.

       В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей

   1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии, осуществляется копирование в электронном виде.
   2. Заказы на копирование оформляются пользователями по установленной форме.
   3. Копирование документов ограниченного доступа (содержащих охраняемую законом тайну), а также представляющих объект авторского права, производится с учетом имеющихся ограничений.
   4. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера осуществляется в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации.
   5. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с директором архива в каждом конкретном случае.
   6. Срок изготовления копий документов с момента оформления заявки на копирование - 5 дней. Срок изготовления копии может быть продлен руководством архива при временных технических неполадках.
   7. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности. Вопрос о копировании документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается отдельно в каждом конкретном случае.
   8. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку.